Mae Cefnogi Trydydd Sector Cymru (TSSW) yn gydweithrediad rhwng Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (CGGC) a’r Cynghorau Gwirfoddol Sirol (CVCs) yng Nghymru (y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad hwn gyda’i gilydd fel “ni”). Ein nod cyffredin yw galluogi’r trydydd sector a gwirfoddolwyr ledled Cymru i gyfrannu’n llawn at lesiant unigolion a chymunedau, nawr ac yn y dyfodol.

Er mwyn cyflawni’r nod hwn rydym wedi cydweithio i ddatblygu dwy gronfa ddata (y Cronfeydd Data). Yr un cyntaf yw system Rheoli Cysylltiadau Cleientiaid (CRM) y gallwn ei defnyddio i storio manylion y mudiadau yr ydym yn gweithio gyda nhw ac i gofnodi unrhyw ryngweithiadau rhwng aelodau TSSW a’r mudiadau hyn, a’r ail yw cronfa ddata gwefan Cyllido.Cymru lle y caiff defnyddwyr y safle, cyllidwyr a chyllid ei storio.

Gallwn hefyd gofnodi manylion cyswllt pobl sydd â diddordeb yn ein gwaith, boed hynny fel unigolion neu ar ran eu mudiadau a defnyddio’r system CRM i reoli ein gweithgareddau cyfathrebu â nhw.

Mae’r cronfeydd data hyn ar wahân, ond maen nhw wedi eu cysylltu â’i gilydd.

Rydym wedi datblygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn i fod mor dryloyw â phosibl ynglŷn â’r Cronfeydd Data a’r wybodaeth bersonol a gedwir ynddynt. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi’i ysgrifennu ar gyfer yr unigolion y mae eu gwybodaeth bersonol yn cael ei storio yn y Cronfeydd Data (y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad hwn fel “chi”). Rydym yn trin preifatrwydd data o ddifrif ac yn cydymffurfio â phob agwedd o fframwaith deddfwriaethol diogelu data’r Deyrnas Unedig sy’n cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) Ewropeaidd a deddfwriaeth y DU ei hun.

Pa wybodaeth sydd yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn?

Gofynnwn i chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bwysig ynglŷn â’r canlynol:

  • pa wybodaeth bersonol sy’n cael ei storio yn y Cronfeydd Data;
  • sut mae’r wybodaeth bersonol a gedwir yn y Cronfeydd Data yn cael ei defnyddio ac at ba ddibenion (prosesu yw’r enw a roddir ar hyn);
  • y sail gyfreithlon dros brosesu’r wybodaeth yn y ffordd hon;
  • sut ac o ble rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol;
  • pwy sydd â mynediad at yr wybodaeth a gedwir yn y Cronfeydd Data;
  • trydydd partïon y gallem rannu eich gwybodaeth bersonol â nhw;
  • am ba hyd rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol;
  • sut y gallwch reoli eich dewisiadau cyfathrebu;
  • ac o ble i gael rhagor o wybodaeth ynglŷn â’ch hawliau preifatrwydd.

Rheolydd Data

Er mai CGGC sy’n rheoli’r Cronfeydd Data, mae’r wybodaeth yn y Cronfeydd Data yn cael ei chadw ar ran holl aelodau TSSW, h.y. CGGC a’r CVCs yng Nghymru gyda’i gilydd. Rydym yn gyd-reolwyr data o’r wybodaeth bersonol a gedwir yn y cronfeydd data. Rydym wedi ymrwymo i Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth sy’n rheoli ein cydberthynas mewn cysylltiad â’r Cronfeydd Data.

Mae pob un o’r mudiadau sydd wedi ymrwymo i’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth wedi penodi cyswllt sy’n gyfrifol am y Cronfeydd Data. I CGGC, y cyswllt hwn yw Swyddog Diogelu Data CGGC. Mae manylion llawn y mudiadau a sut i gysylltu â nhw ar gael yma.

Categorïau Gwybodaeth Bersonol

Cedwir y categorïau canlynol o wybodaeth bersonol yn y Cronfeydd Data:

  • enw cyntaf a chyfenw
  • y cyfarchiad sydd orau gennych
  • unrhyw anrhydeddau sydd gennych
  • mudiad
  • teitl swydd
  • cyfeiriad(au) cyswllt
  • cyfeiriad(au) e-bost cyswllt
  • rhif(au) ffôn cyswllt
  • manylion sy’n berthnasol i’ch chwiliad
  • manylion eich diddordebau yn y trydydd sector a’ch dewisiadau cyfathrebu
  • eich dewis iaith (Cymraeg neu Saesneg)

Rydym hefyd yn cadw manylion eich rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a’ch iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol, os ydych wedi darparu’r rhain i ni yn wirfoddol.

Ar gyfer beth y defnyddir yr Wybodaeth Bersonol?

Prif ddiben y Cronfeydd Data yw ein galluogi i reoli ein cyfathrebiadau â phobl a mudiadau sydd eisiau clywed gennym. Gan ddefnyddio’r wybodaeth bersonol yn y cronfeydd data gallwn anfon cyfathrebiadau yr ydym yn credu a fydd o ddiddordeb i chi drwy e-bost, ffôn, neges destun, post, y cyfryngau cymdeithasol a sianeli digidol eraill. Mae defnyddio’r Cronfeydd Data canolog a rennir yn osgoi dyblygu diangen. Mae’r Cronfeydd Data hefyd yn cynnwys nodwedd sy’n eich galluogi i reoli’r cyfathrebiadau yr ydych yn eu derbyn yn fwy effeithiol.

Gallwn hefyd ddefnyddio’r Cronfeydd Data i roi mewnwelediad a dadansoddiad i’n helpu i barhau i wella effeithiolrwydd ein cyfathrebiadau, datblygu’r cynhyrchion a’r gwasanaethau yr ydym yn eu cynnig i’n haelod-fudiadau, monitro cyrhaeddiad ein cyfathrebiadau ac amrywiaeth y derbynyddion a chyflwyno adroddiadau i gyllidwyr a rheoleiddwyr.

Noder y bydd gwybodaeth ynglŷn â’ch rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a’ch iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol yn cael ei defnyddio at ddibenion ystadegol a monitro yn unig, a hynny yn ddienw.

Ffynonellau Gwybodaeth

Gellir ychwanegu at yr wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data gyda gwybodaeth a ddaw o ffynonellau amrywiol gan gynnwys:

  • gwybodaeth a geir yn uniongyrchol gennych chi
  • gwybodaeth a geir gan fudiadau sy’n aelodau gennym neu sydd â chysylltiad â ni – efallai eich bod yn gweithio neu’n gwirfoddoli i un o’r mudiadau hyn a bod y mudiad wedi anfon eich manylion atom ni
  • gwybodaeth a gesglir mewn digwyddiadau neu gyrsiau hyfforddi a gynhelir gennym
  • gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus gan gynnwys o ffynonellau ar-lein a’r cyfryngau cymdeithasol
  • gwybodaeth a gynhyrchir gennym ni ac a gofnodir yn y Cronfeydd Data, megis eich diddordebau a’ch dewisiadau cyfathrebu
  • Cronfeydd data blaenorol CGGC/CVC

Y Sail Gyfreithlon

Byddwn dim ond yn storio eich gwybodaeth bersonol yn y cronfeydd data y gallwn wneud hynny’n gyfreithlon. Mae’r fframwaith diogelu data deddfwriaethol yn darparu nifer cyfyngedig o resymau dros brosesu gwybodaeth bersonol.

Rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol i brosesu gwybodaeth gyffredinol:

  • pan fo gennym eich caniatâd
  • pan fo prosesu eich data personol o fudd cyhoeddus
  • pan fo angen prosesu’ch data personol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd sector ac nid yw eich hawliau preifatrwydd yn cael blaenoriaeth dros y buddiannau hyn

Yn yr achos hwn y buddiannau cyfreithlon yw buddiannau CGGC a’r CVCs sydd wedi ymrwymo i’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth sydd am gyfathrebu â phobl a mudiadau â diddordeb ynglŷn â’u gwaith a’r gwasanaethau y maen nhw yn eu cynnig. Mae gennym hefyd y budd cyfreithlon o fod eisiau rhannu adnoddau a chydweithio drwy fod â chronfeydd data canolog effeithiol. Credwn fod hyn hefyd o fudd cyhoeddus.

Diogelir eich hawliau preifatrwydd gan mai dim ond gwybodaeth sylfaenol amdanoch a gaiff ei storio ar y Cronfeydd Data, ceir protocol llym ar gyfer pwy all gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol a chan fod gennych y gallu i reoli eich dewisiadau cyfathrebu. Gallwch hefyd wrthwynebu ein bod yn storio ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar unrhyw adeg fel yr amlinellir isod.

Mae’r fframwaith diogelu data deddfwriaethol yn cynnwys darpariaethau penodol sy’n ein galluogi i brosesu gwybodaeth am eich rhywedd, tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a’ch iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol er mwyn monitro amrywiaeth yn ddienw. Ar gyfer gwirfoddolwyr gall gwybodaeth ynglŷn â’ch iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol gael ei phrosesu gyda’ch caniatâd penodol.

Pwy all gael at eich Gwybodaeth Bersonol

Er bod y Cronfeydd Data yn gydweithrediad, ni all pob aelod o TSSW gael at eich gwybodaeth bersonol na’i defnyddio.

Rydym wedi sefydlu protocol llym, sydd wedi’i gynnwys yn y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth, i sicrhau bod CGGC a CVC penodol dim ond yn gallu cael mynediad at eich gwybodaeth a’i defnyddio pan fydd:

  • gennych eisoes gydberthynas â’r aelod perthnasol o TSSW a oedd yn bodoli cyn datblygiad y Cronfeydd Data
  • caniatâd wedi’i roi gennych chi i’r aelod perthnasol o TSSW gyfathrebu â chi
  • gan yr aelod o TSSW fudd cyfreithlon penodol i ddefnyddio eich gwybodaeth oherwydd ei fod, er enghraifft, yn cynnal digwyddiad yn yr ardal yr ydych yn byw neu’n gweithio ynddi

Gan fod CGGC yn gyfrifol am reoli’r Cronfeydd Data, gall nifer bach o aelodau staff CGGC gael at yr holl wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data.

Rhannu’ch gwybodaeth bersonol â Thrydydd Partïon

Mae’r rhan hon o’r hysbysiad preifatrwydd yn nodi manylion trydydd partïon y gallem rannu’r wybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data â nhw.

Caiff y Cronfeydd Data eu cynnal gan drydydd partïon o’r enw Salesforce ac Ipsoft. Er bod gan Salesforce ac Ipsoft fynediad at yr wybodaeth yn y Cronfeydd Data i sicrhau eu bod bob amser yn gweithio’n effeithiol, ni chaniateir iddynt ddefnyddio’r wybodaeth am unrhyw reswm.

Gallem hefyd redeg adroddiadau cyfanredol dienw oddi ar y cronfeydd data a’u rhannu â Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol, byrddau iechyd a’r Comisiwn Elusennau. Mae’n bosibl y bydd yr adroddiadau hyn hefyd yn cael eu cyhoeddi. Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â’r cyrff hyn fodd bynnag nac yn rhoi mynediad iddynt at y data “crai” y mae’r adroddiadau wedi eu seilio arno. Gallai aelodau TSSW benodi ymchwilydd allanol i’n cynorthwyo gyda’r gwaith hwn, a fyddai’n cael mynediad at yr wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data.

Gallai TSSW hefyd benodi gwerthuswr mewnol neu allanol i asesu effeithiolrwydd y Cronfeydd Data. Byddai’r gwerthuswr yn cael mynediad at yr wybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data, ond ni fyddai’n gallu defnyddio’r wybodaeth.

Nid ydym yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Nid yw’r un o’r darparwyr gwasanaethau yr ydym yn eu defnyddio i’n cynorthwyo i ddarparu’r Cronfeydd Data wedi’u lleoli y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Eich Dewisiadau Cyfathrebu

Mae’r Cronfeydd Data yn rhoi’r gallu i ni eich galluogi i bennu’ch dewisiadau cyfathrebu, o ran fformat y cyfathrebu, y pwnc a pha fudiadau yr hoffech glywed ganddynt. Ewch i’r ddolen ar y cyfathrebiad y byddwch yn ei dderbyn i ddiweddaru neu ddiwygio eich dewisiadau cyfathrebu unrhyw bryd. Noder y gall gymryd hyd at wythnos i unrhyw newidiadau gael eu prosesu.

Cwcis

Cwcis yw ffeiliau a gedwir ar eich ffôn, llechen neu gyfrifiadur pan fyddwch yn ymweld â gwefan.

Rydym yn defnyddio cwcis i storio gwybodaeth am sut rydych yn defnyddio gwefan cyllido.cymru, fel pa dudalennau rydych yn ymweld â nhw. Ni ddefnyddir y cwcis hyn i’ch adnabod yn bersonol.

Cwcis sy’n mesur y defnydd o’r wefan

Rydym yn defnyddio Google Analytics i fesur sut rydych yn defnyddio’r wefan fel y gallwn ei gwella ar sail anghenion defnyddwyr, Mae Google Analytics yn gosod chwe cwci sy’n storio gwybodaeth ddienw am:

  • sut gwnaethoch gyrraedd y wefan
  • y tudalennau rydych yn ymweld â nhw ar wefan cyllido.cymru a pha mor hir rydych yn ei dreulio ar bob tudalen
  • beth rydych yn clicio arno pan rydych ar y wefan
  • gwahaniaethu rhwng bodau dynol a robotiaid

Nid ydym yn caniatáu i Google ddefnyddio neu rannu’r data am sut rydych yn defnyddio’r wefan hon.

Cwcis sy’n cofio eich gosodiadau

Mae’r ddau gwci hyn yn gwneud pethau fel:

  • cofio’r hysbysiadau rydych wedi eu gweld fel nad ydym yn eu dangos i chi eto
  • cofio eich dewis o iaith

Am ba hyd y byddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol

Mae’r fframwaith diogelu data deddfwriaethol yn gosod rhwymedigaeth arnom i adolygu am ba hyd yr ydym yn cadw gwybodaeth bersonol. Gallwn ddim ond cadw eich gwybodaeth bersonol am gyhyd ag sy’n angenrheidiol i ni wneud hynny. Rydym yn sylweddoli y gall defnyddwyr ddefnyddio gwefan cyllido.cymru yn afreolaidd wrth i’w gofynion cyllido ddatblygu, felly byddwn yn cadw cyfrifon defnyddwyr yn weithredol am 3 blynedd ers eu gweithgarwch diwethaf. Er na ystyrir mudiadau a chyllid cyllidwyr yn wybodaeth bersonol, bydd y rhain yn cael eu dileu os na fyddant wedi eu diweddaru ers 3 blynedd.

Hawliau Unigolion

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a gedwir yn y Cronfeydd Data. Os hoffech arfer unrhyw rai o’r hawliau, cysylltwch ag CGGC drwy un o’r ffyrdd a nodir isod.

  • Mae gennych hawl i gael mynediad at yr wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch
  • Mae gennych hawl i gywiro unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch yr ydych yn credu sy’n anghywir neu’n anghyflawn
  • Mae gennych hawl i wrthwynebu ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Os nad ydych eisiau derbyn cyfathrebiadau gennym mwyach, cysylltwch â ni. Byddwn yn rhoi’r gorau i anfon cyfathrebiadau atoch, ond yn parhau i gadw cofnod ohonoch a’ch cais i beidio â chlywed gennym.
  • Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth. Noder, os byddwn yn gwneud hyn, ni fydd gennym gofnod o’r ffaith eich bod wedi gofyn i ni beidio â chyfathrebu â chi. Mae’n bosibl felly y byddwch yn dechrau clywed gennym rywbryd yn y dyfodol, os byddwn yn cael eich manylion o ffynhonnell wahanol.
  • Pan mae’r gwaith o brosesu eich gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar eich caniatâd, mae gennych hawl i dynnu’r caniatâd yn ôl unrhyw bryd. Cysylltwch â ni os hoffech wneud hyn.

Manylion Cyswllt

webmaster@thirdsectorsupport.wales

Sut i Gwyno

Rhowch wybod i ni os ydych yn anfodlon â’r ffordd rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Mae gennych hefyd hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gallwch ganfod sut i leisio pryder ar ei gwefan yma (Saesneg yn unig).

Newidiadau i’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 6 Rhagfyr 2022. Rydym yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a gallem ei newid o bryd i’w gilydd drwy ddiweddaru’r dudalen hon i adlewyrchu newidiadau yn y gyfraith a/neu ein harferion preifatrwydd. Anogwn ni chi i wirio’r hysbysiad preifatrwydd hwn am unrhyw newidiadau yn rheolaidd.